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Les dettes clients d'un atelier de couture, et comment se faire payer

Le boubou est livré, le client est content, et il reste quinze mille francs à payer. « Je passe demain. » Demain devient la semaine prochaine. Rien de grave, une fois. Mais additionnées, ces petites sommes finissent par peser sur tout l'atelier.

Pourquoi les dettes s'installent

Dans la couture, la dette n'est presque jamais de la mauvaise foi. Elle vient de la relation : le client est un voisin, un habitué, un parent. Lui refuser sa tenue le jour du mariage parce qu'il manque le solde, c'est risquer de le perdre. Alors on livre, et on note.

Elle vient aussi du calendrier. Avant la Tabaski, la Korité ou la saison des mariages, les commandes arrivent toutes en même temps. On coud jour et nuit, on livre dans la précipitation, et personne n'a le temps de faire les comptes. C'est souvent après la fête qu'on découvre ce qui n'a pas été payé.

Enfin, elle vient de l'outil. Un acompte noté dans un cahier n'est relié à rien. Pour savoir ce qu'un client doit encore, il faut retrouver toutes ses commandes et refaire le calcul. En fin de mois, personne ne connaît le total exact de ce qui reste dû.

Ce qu'une dette coûte vraiment

Le solde impayé n'est pas seulement un manque à gagner. Quand l'atelier a acheté le tissu, la doublure ou payé la broderie, il a avancé de l'argent qui ne revient pas. C'est cet argent-là qui manque ensuite pour acheter le tissu de la commande suivante ou payer un apprenti en fin de mois.

Il y a aussi le coût caché : le temps passé à chercher qui doit quoi, les appels gênés, la relation qui se tend. Beaucoup de tailleurs préfèrent perdre l'argent plutôt que d'avoir à le réclamer. C'est compréhensible, et c'est exactement ce qu'il faut éviter.

Une dette dont on connaît le montant et l'âge se récupère. Une dette dont on a perdu la trace devient un cadeau.

Toutes les dettes ne se traitent pas pareil

Le bon réflexe dépend surtout de l'âge de la dette. Plus elle vieillit, plus elle est difficile à récupérer. Il est utile de les ranger en trois groupes.

• Récentequelques jours

  Le client vient de récupérer sa tenue. Un simple rappel aimable suffit, de préférence le lendemain, pendant qu'il porte encore la pièce avec plaisir.

• Ça traînequelques semaines

  Le client a oublié, ou il attend une rentrée d'argent. Proposez une date précise, ou un règlement en deux fois. L'objectif est de garder le contact, pas de le braquer.

• Très ancienneplusieurs mois

  Il faut décider. Soit vous la réclamez clairement à la prochaine visite, soit vous l'acceptez comme une perte. Une dette qu'on ne réclame plus doit sortir des comptes, pas y rester pour toujours.

Prévenir, plutôt que relancer

La meilleure relance est celle qu'on n'a pas à faire. Quelques habitudes réduisent fortement les impayés, sans changer la relation avec vos clients.

1. Un acompte à chaque commande. Il couvre au minimum ce que vous avancez : le tissu, la doublure, la broderie. Quand le client fournit son tissu, l'acompte peut être plus léger, mais il engage quand même la commande.
2. Le montant écrit, dès le départ. Le prix, l'acompte versé et ce qui restera à payer figurent sur la facture remise au client. Une somme écrite se discute beaucoup moins qu'une somme dite.
3. Un moyen de paiement facile. Wave, Orange Money, espèces : plus c'est simple, plus le client paie tout de suite. Le « je passe demain » vient souvent d'un client qui n'a pas de liquide sur lui.
4. Une règle claire pour les grosses commandes. Une robe de mariée ou un ensemble pour toute une famille se livre soldé. Annoncez-le à la commande, pas le jour de la livraison.

Relancer sans gêner le client

Un message écrit est moins pénible qu'un appel, pour vous comme pour lui. Il doit être court, poli, et contenir trois informations : la pièce, le montant, et comment payer.

Envoyez-le à une heure correcte, jamais devant d'autres clients, et ne répétez pas tous les jours. Un premier rappel, puis un second une à deux semaines plus tard, c'est suffisant. Au-delà, c'est une discussion à avoir de vive voix.

Ce que fait SmartCouture

SmartCouture a été pensé avec des ateliers qui vivent exactement cette situation. Chaque paiement est relié à sa commande, et l'application fait les additions à votre place.

• Ce que chaque client doit, sur sa fiche. Vous ouvrez le client et vous voyez ce qu'il a versé et ce qui reste à régler, toutes commandes confondues.
• La liste des dettes clients. Tous les clients qui doivent encore quelque chose, avec le total dû, rangés par âge : récent, ça traîne, très ancien. Vous savez par où commencer.
• Encaisser en un geste. Le client paie, vous enregistrez le paiement en espèces, Wave, Orange Money ou un autre moyen, et le solde se met à jour.
• Régulariser les anciennes dettes. Une dette payée il y a longtemps peut être marquée « déjà payée » à la date de la livraison, sans fausser vos chiffres du mois et sans envoyer de SMS au client.
• Le rappel de paiement automatique. Le message part au nom de votre atelier, par SMS ou WhatsApp selon le pays. Les messages automatiques commencent au plan Mobile.
• Des montants qui restent privés. Par défaut, un employé qui n'a pas la permission des finances ne voit pas ce que vos clients vous doivent.

La facture PDF, au nom de votre atelier, reprend l'acompte et le solde restant : vous l'envoyez au client par WhatsApp. Voir toutes les fonctionnalités ou les tarifs.